Három remek ötlet a csapat produktivitásának fenntartásához – függetlenül attól, honnan dolgoznak
A koronavírus-járvány idején a távoli munkavégzésre átállt vállalkozások biztonságban tudhatták alkalmazottaikat, de idővel be kellett látniuk, hogy a fizikai egészség mellett a mentális jóllétükre is figyelmet kell fordítani, hiszen a bizonytalanságokkal teli időszakban sokaknak nehézséget okozhatott a munkára koncentrálni. Mind a munkáltatók, mind a munkavállalók sokat tanulhattak ebből a kényszerszülte szituációból, megtapasztalhatták a távmunka hátrányait, ugyanakkor az előnyeit is, ezért úgy tűnik, a rugalmas munkavégzés most már szerves része marad az életünknek.
Cikkünkben néhány jól bevált gyakorlatot ismertetünk a helyes távmunkaszokások kialakítására, ezáltal alkalmazottaid jóllétének elősegítésére – akik így hozzájárulhatnak vállalkozásod produktivitásának fenntartásához. Bemutatunk néhány kommunikációs és együttműködési eszközt is, valamint iránymutatást adunk a vállalkozásod lendületét elősegítő technológiákhoz.
A munkatársak jóllétének – és ezzel produktivitásának – maximalizálása
A munkavállalók mentális jóllétének elősegítésére mindenkinek kiemelt figyelmet kell fordítania. Az Oxfordi Egyetem tanulmánya szerint a boldog munkavállalók közel 13 százalékkal produktívabbak, mint rosszkedvű társaik.
Elsőként mérjük fel a munkatársak távoli hozzáféréssel működő munkakörnyezetét! Érdemes megvizsgálni a koncentrációt, mivel az otthoni munkakörnyezet megzavarhatja a megszokott munkamódszereket. A Microsoft Formsban előre elkészített, szerkeszthető sablont is találhatsz az alkalmazottak elégedettségének felméréséhez. Az űrlapot könnyedén módosíthatod, és adhatsz hozzá a vállalkozásra és a munkakörnyezetre vonatkozó speciális kérdéseket, és pillanatokon belül kiküldheted e-mailben a munkatársaidnak. A Microsoft Forms használatához itt találhatsz segítséget. Nincs még Microsoft 365 előfizetésed? Nézz körül a Vodafone kínálatában!
Népszerűsítsd a jó szokásokat! Például az értesítések kikapcsolását a telefonon. Bátorítsd munkavállalóidat, hogy ütemezzék be, mikor nézik a beérkező leveleiket – amennyiben megoldható, naponta legfeljebb 2-3 alkalommal tegyék. Hiszen mindössze egyetlen értesítés a képernyőn képes akár 23 percre is elterelni az ember figyelmét.
Léteznek eszközök, amelyek megkönnyíthetik a munkavállalók számára, hogy valamennyi meeting, hívás és esetleges családi kötelezettség közepette is összpontosítani tudjanak a munkájukra:
Az Outlook MyAnalytics személyes irányítópultján átláthatóbb, mire fordítod az idődet, és kijelölhetsz magadnak bizonyos intervallumokat az elmélyült munkavégzésre.
A digitális asszisztensek leegyszerűsíthetik az időigényes tevékenységeket. A Calendar.help szintén jól jön, ha meg akarod találni az összes résztvevő számára ideális időpontot egy meetinghez. Ehhez elég egyszerűen a levél másolatába tenni Cortanát (a Microsoft AI asszisztensét), aki segít megszervezni a megbeszélést.
A munkavállalóknak számos további szoftver – például az Outlook Findtime beépülő modulja és a Zoom.ai intelligens asszisztens – is segíthet az időmenedzsmentben.
Ne feledd, itt egyszerre beszélünk kulturális és technológiai változásról! Mutass jó példát: ne támogasd a munkaidőn kívüli, munkacélú kommunikációt! Légy rugalmas és empatikus, így a munkavállalók is követni fogják a példádat.
Gördülékenyebb kommunikáció
Egy távolról összedolgozó csapat számára kihívást jelenthet az információmegosztás, valamint a tudnivalók megértése.
Első lépésként gondoskodnod kell arról, hogy mindenki képben legyen. Újra el kell ismételni a közös jövőképet és a célokat. Biztosítani kell, hogy mindenki tisztában legyen azzal, milyen szerepet tölt be ezek megvalósításában, és újra meg kell nyitni a kommunikációs csatornákat.
Az olyan projektmenedzsment-eszközök, mint az Asana, segíthetnek a munkavállalóknak a célok vizualizálásában, és abban, hogy határozott lépéseket tegyenek azok teljesítése érdekében. Lehetővé teszi a munkavállalók számára a fájlmegosztást, a feladatok kezelését, valamint az egységes módszerekkel történő munkavégzést – függetlenül attól, hol tartózkodnak.
Távolról dolgozó munkavállalók esetén a videohívásra használható eszközök felbecsülhetetlen értéket képviselnek. Ezekkel az eszközökkel rengeteg idő spórolható meg, és segítenek fenntartani a kapcsolatot a csapattagok között.
A Microsoft Teams alkalmazással könnyedén túllendülhettek a távmunka időigényesebb részein, hiszen az azonnali üzenetek gyorsabb válaszokat hoznak az e-maileknél. Vállalatod bármely tagjával könnyedén beütemezhetsz videohívásokat, ráadásul a megoldás összes funkciója épp olyan biztonságos, és éppúgy megfelel a követelményeknek, mint a Microsoft 365 csomag.
Használd hatékonyan az időd: gyors választ igénylő megkeresések esetén egy félórás videohívás helyett inkább telefonon hívd fel kollégáidat, ügyfeleidet! Ez amellett, hogy kicsit kiszakítja a kollegáidat a képernyő bámulásából, produktivitásukra és jóllétükre is serkentőleg hat.
Ne feledkezz meg a csapaton belüli és a csapatok közötti informális meetingekről sem! Ezek amellett, hogy elősegítik a kapcsolatok ápolását, a munkatársak hangulatát is feldobják.
Egyesek nehezebben birkóznak meg az otthoni munkavégzés kihívásaival. De csak akkor tudhatod meg, kik azok a kollégák, akiknek ez problémát okoz, ha veszed a fáradtságot és erről is beszélgetsz velük.
Az együttműködés támogatása
Mindannyian tudjuk, hogy a csapattagok gördülékeny együttműködése kulcsfontosságú a sikeres munkavégzés érdekében, ezért meg kell találni a közös munkát leginkább elősegítő módszereket. Mutatunk néhányat!
Egyes felhőszolgáltatások, mint például a Microsoft SharePoint lehetővé teszik, hogy az otthonról dolgozó kollégák egyszerre írjanak egy dokumentumot online vagy ugyanabban az időben szerkesszenek egy prezentációt, ami jelentősen felgyorsíthatja a jóváhagyási és visszajelzési folyamatokat.
Egyéb folyamatokat is a felhőbe költöztethetsz, hogy a munkavállalók sokkal könnyebben hozzáférhessenek az alkalmazásokhoz, e-mailekhez és adatokhoz a világ bármely pontján.
A felhő sokat segíthet a vállalkozás alapvető információinak védelmében is. A biztonsági mentés funkciónak (BaaS) és hasonló megoldásoknak köszönhetően még a rendszerleállások és biztonsági riasztások esetében sem feltétlenül kell megszakítanotok a munkát.
A Vodafone kínálatában elérhető Microsoft 365 szolgáltatások megoldást kínálnak a gördülékeny távoli együttműködésre, a hatékony munkavégzésre és a nagyvállalati szintű biztonságra is. Töltsd ki a Microsoft rövid felmérését, hogy megtaláld a vállalkozásod számára leginkább megfelelő csomagajánlatot!
