Ötletek a Vodafone saját távoli munkavégzéssel kapcsolatos tapasztalatai alapján
A világjárvány drasztikusan írta át a hagyományos munkamódszerek szabályait, ezzel egyik napról a másikra új kihívások elé állítva a vállalkozásokat. Elvesztettük például a kávézás közbeni brainstorming élményét, és nem volt lehetőségünk egy irodai megbeszélés alkalmával meggyőzni ügyfeleinket az igényeikre szabott megoldásainkról, így minden kreativitásunkra szükség volt ahhoz, hogy áthidaljuk a személyes találkozások hiányából fakadó megpróbáltatásokat.
A pandémia a legnagyobb vállalkozásokat sem kímélte, de természetesen nem mindenkit érintett egyformán. A Vodafone-nál nagy hangsúlyt fektettünk arra, hogy ezekben a vészterhes időkben is a lehető legnagyobb támogatást nyújthassuk ügyfeleinknek, ezért szerettük volna megosztani a távmunkában szerzett tapasztalatainkat, a birtokunkban lévő technológiai tudást, a kutatásainkból levont következtetéseket, hogy bebizonyítsuk: digitális megoldásokkal a vállalkozások földrajzi helye már nem gátolja meg az üzleti sikerek elérését!
Az ötlet
Egy olyan platform megalkotását tűztük ki célul, amelyen minden információ megtalálható ahhoz, hogy egy vállalkozás elindulhasson a digitalizáció útján, kiépítse online jelenlétét, kihozhassa a maximumot a távoli munkavégzésből, és kihasználja a legújabb technológiai eszközök előnyeit. Így született meg a V-Hub.
A kihívás
Nagyszabású tervünk végrehajtása során már javában tombolt a koronavírus-járvány, így nekünk is szembe kellett néznünk annak minden kihívásával: virtuálisan kellett kifejlesztenünk és megalkotnunk egy teljesen új platformot partnerünkkel, a számítástechnika világának közismert újítójaként számontartott NTT DATA vállalattal úgy, hogy a közös munka során a csapat minden tagja otthonról dolgozott, sokan közülük sosem találkoztak még egymással élőben, személyes megjelenéssel járó meetingekre nem került sor, és csak néhány hét állt rendelkezésünkre ahhoz, hogy négy európai országban elindítsuk a V-Hubot.
Ebben a blogbejegyzésben megosztjuk, milyen milyen tanulságokat szűrhettünk le az online csapatmunkából, és milyen tapasztalatokra tettünk szert a projekt folyamán.
Hat dolog, amit a közös online munka során tanultunk meg
1. Mindig világosan tisztázzuk a célkitűzéseket! Kezdd a miérttel, és a projekt előrehaladtával újra és újra térj vissza ehhez! Ezáltal biztosíthatod, hogy a megfelelő munkatársak dolgoznak a projekten, és az a terv szerint halad. Így nem futtok vakvágányra, azaz az eredmények eléréséhez valóban szükséges feladatokon dolgoztok.
2. Ütemezz be rendszeres, rövid és jól megtervezett megbeszéléseket! A pandémia elején sokan csúsztak bele több órás videóhívásokba értekezlet címén – ezek igazán ellehetetlenítették a munkát. Tarts rendszeresen rövidebb meetingeket egy adott témában, így kisebb lépésekkel haladhattok előre! Érdemes összeállítani egy előzetes agendát, hogy világos legyen, mivel fogtok foglalkozni, és észrevegyétek, ha nagyon eltértek a napirendi pontokban meghatározott tárgytól. Szerencsés mindig kinevezni egy személyt, aki memót készít a megbeszélésen, lejegyzi az elhangzott fontos információkat, így nem kell mindenkinek jegyzetelni, elkerülhetitek a félreértéseket, és bepótolhatja a lemaradását az, aki épp nem tudott részt venni a meetingen.
3. Használj online eszközöket! Ezek megkönnyíthetik a távolról történő közös munkát, emellett pedig interaktívvá és érdekessé tehetik az online meetingeket. A virtuális táblához hasonló eszközök használatával a résztvevők megoszthatják ötleteiket és jegyzeteket hozhatnak létre. A Microsoft Teams‑hez hasonló alkalmazások ideálisak videohívásokhoz, online csevegéshez, gyors és biztonságos tartalommegosztáshoz. A Microsoft OneDrive felhőtárhelyének köszönhetően bárhol, bármikor elérheted a feladataidhoz szükséges fájlokat, és együtt dolgozhatsz rajtuk kollégáiddal. A gördülékeny közös munkához többé már nem kell a nagyméretű mellékletekkel, USB-meghajtókkal bajlódni, telefonon időpontot egyeztetni egy közös meetingre, egyszerű kérdések miatt többsoros e-maileket írni, ahogy a világmegváltó ötleteitek megszületéséhez sem feltétlenül kell már ugyanabban a szobában tartózkodnotok.
A Vodafone Business mobil, vezetékes és folyamatosan bővülő technológiai megoldásait többféle csomagban kínálja, így valóban csak azokat az eszközöket kell beszerezned, amelyek üzleti igényeidnek leginkább megfelelnek.
4. Oszd meg a jegyzeteket, és hagyj időt a hallottak átgondolására! A véget nem érő online meetingek elveszik az időt a koncentrált munkavégzéstől, ami a hibák táptalaja lehet. A meetinget követően oszd meg a lejegyzett főbb pontokat, így mindenki képben lesz, és egyértelműen láthatja a következő lépéseket. Emellett győződj meg arról, hogy a meetingek között elegendő idő áll rendelkezésre a megbeszéltek átgondolására és a tervekre vonatkozó visszajelzésekre.
5. Ne félj attól, hogy hibázol! Nem sikerülhet minden elsőre. Ne félj a próbálkozástól és a kockázatvállalástól. A későbbiekben biztosan lesz lehetőséged a módosításra, ha szükséges.
6. Ne habozz telefonálni! Ha gyors válaszra van szükséged, hívd fel, vagy küldj üzenetet kollégáidnak, különösen, ha a projektedet akadályozó ügyről van szó, a határidő pedig szorít.
Ha szívesen fogadnál néhány tanácsot, hogyan segíthetik az online megoldások konkrétan a te vállalkozásodat, fordulj bátran digitális tanácsadóinkhoz, akik telefonon vagy chaten is a rendelkezésedre állnak! A távmunka megoldások mellett keresheted őket kisvállalkozásod online jelenlétének kiépítésével, online marketing stratégia tervezéssel vagy értékesítéssel kapcsolatban, valamint adat-és információbiztonsággal kapcsolatos kérdéseiddel is.
